Política de privacidad

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES CENTRO MÉDICO DE ESPECIALISTAS CME
S.A.

1. OBJETIVO
El objetivo de la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, (en adelante “Política de
Privacidad”), es dar cumplimiento a la Ley Estatutaria No. 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1074 de
2015 (Capítulo 25) y demás normas que rigen la Protección de Datos Personales, o aquellas que las
complementen, sustituyan, modifiquen o deroguen y en especial, garantizar el derecho de Hábeas Data de
los Titulares de Datos Personales.

2. ALCANCE
La presente Política de Privacidad es aplicable tanto al Centro Médico de Especialistas C.M.E S.A. en calidad
de responsable del Tratamiento y a sus empleados directos e indirectos, como a todas aquellas terceras
personas naturales o jurídicas a quienes Transmita o Transfiera Datos Personales de los Titulares que
comprenden los Grupos de Interés del responsable del Tratamiento, cuando estos realicen algún Tratamiento
sobre los mismos.

3. DECLARACIÓN DE LA POLITICA
En atención a la Ley Estatutaria No. 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1074 de 2015 (Capítulo 25) y
demás normas que rigen la Protección de Datos Personales, o aquellas que las complementen, sustituyan,
modifiquen o deroguen con el fin de garantizar el derecho de Hábeas Data de los Titulares de Datos
Personales, mediante el presente documento el Centro Médico de Especialistas CME S.A., establece su
Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, (en adelante “Política de Privacidad”).
Así mismo, cabe resaltar que el Centro Médico de Especialistas CME S.A., se sujeta a la Ley 1581 de 2012 y
sus decretos reglamentarios, en todos los aspectos relacionados con el tratamiento a datos personales,
especialmente en relación con las definiciones, principios, derechos y deberes relativos al tratamiento de
datos personales, los cuales son de plena aplicabilidad en la presente política y a los que podrá remitirse para
su consulta.
En el mismo sentido, el Centro Médico de especialistas CME S.A. se permite informarle que es respetuoso de
las disposiciones legales en la materia, como la ley 2300 del 10 de julio de 2023 mediante la cual se regula
y se protege el derecho a la intimidad de los consumidores, estableciendo canales, horario y periodicidad en
la que pueden ser contactados por los proveedores y productores de bienes, y todas aquellas que
complementen, sustituyan, modifiquen o la deroguen.
La presente Política de Privacidad es aplicable al Centro Médico de Especialistas C.M.E S.A. en calidad de
responsable del Tratamiento e individualmente a sus colaboradores directos e indirectos, así como a todas
aquellas terceras personas naturales o jurídicas a quienes Transmita Datos Personales de los Titulares que
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comprenden los Grupos de Interés del Responsable del Tratamiento, cuando estos realicen algún Tratamiento
sobre los mismos.

En concordancia con lo anterior y de la normatividad vigente esta Política contiene 6 pilares así:

1. Responsable del tratamiento.
El responsable del tratamiento y protección de datos personales es Centro Médico de Especialistas CME S.A.,
sociedad ubicada en la carrera 24 No. 56-50 de la ciudad de Manizales, con correo electrónico de
notificaciones judiciales financiera@clinicasantillana.com y teléfono 606-8879830

2. Tratamientos a los cuales serán sometidos los datos personales y sus finalidades.
Para los efectos de la presente Política de Privacidad, Centro Médico de Especialistas C.M.E. S.A. como
Responsable del Tratamiento directamente o a través de Encargados del Tratamiento, ajustándose en todo
momento a lo dispuesto por las normas vigentes podrá recolectar, almacenar, usar, circular, actualizar,
suprimir o realizar cualquier otro tipo de Tratamiento sobre los Datos Personales de sus Grupos de Interés,
entre los cuales se incluyen pero no se limitan las siguientes personas: aspirantes, colaboradores directos e
indirectos, estudiantes, practicantes, pasantes, aprendices, beneficiarios y familias, personal temporal,
clientes (entidades responsables de pago, arrendatarios, terceros asistenciales) contratistas, proveedores y
sus colaboradores, accionistas, miembros de junta directiva, pacientes, usuarios, acompañantes, entre otros,
para las finalidades que a continuación se describen.

2.1. Finalidades generales para el tratamiento de datos personales de todos los grupos de interés.

• Identificación de los titulares.
• Transmisión y transferencia nacional e internacional y almacenamiento y custodia de información y/o
datos personales en archivos físicos o servidores propios y/o de terceros, ubicados dentro o fuera del
país, en países seguros en materia de protección de datos o aquellos que no lo sean, siempre que se
requiera para el desarrollo de las actividades propias de la empresa y las relaciones con los diferentes
grupos de interés.
• Registro de entrada y salida de documentos.
• Análisis y elaboración de programas que generen un impacto social para los Grupos de Interés del
responsable del Tratamiento.
• Diseño, elaboración e implementación del plan o desarrollo operativo de la organización.
• Invitación a eventos.
• Convocatoria y ejecución de programas, reuniones, capacitaciones y eventos, así como la conservación
de registros documentales de los mismos, tales como listas de asistencia, fotografías, grabaciones de
voz y/o videos, los cuales podrán ser utilizados para publicaciones internas y/o externas, página web,
redes sociales, informes, correos electrónicos, entre otros.
• Elaboración y materialización de encuestas y entrevistas.
• Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros.
Solicitud y verificación de antecedentes judiciales, administrativos y/o disciplinarios.
• Envío de comunicaciones relacionadas el objeto social del Centro Médico, actividades propias del
responsable del tratamiento o aliados estratégicos, publicidad, marketing, promociones, eventos,
comercialización y promoción de productos y/o servicios, actualizaciones de contenido en el sitio web,
alianzas y beneficios, a través de los datos de contacto profesionales, empresariales y/o personales de
los titulares, incluyendo, pero sin limitarse a teléfono fijo y/o móvil, correo físico y/o electrónico,
mensajes de texto SMS y/o MMS, chats, redes sociales, medios electrónicos y/o cualquier otro medio de
comunicación.
• Controles, estadísticas e históricos de las relaciones mantenidas con los Titulares de los diferentes
Grupos de Interés.
• Conservación de la información con fines históricos, científicos y estadísticos.
• Indicadores internos.
• Registro y control de acceso e ingreso a las instalaciones del responsable del Tratamiento y monitoreo y
grabación mediante videovigilancia.
• Registro, control, almacenamiento y agendamiento de cualquier tipo de servicio médico mediante
llamada telefónica.
• Soporte en procesos de auditorías internas y/o externas, revisorías fiscales, asesorías, consultorías e
implementación de planes de mejora.
• Cumplimiento de normas vigentes.
• Reportes a autoridades administrativas y judiciales competentes.
• Atención y seguimiento de requerimientos realizados por autoridades administrativas y judiciales
competentes, aseguradoras y/o entidades autorizadas.
• Elaboración y presentación de demandas y denuncios ante las autoridades competentes, así como
ejercer el derecho de defensa en cualquier procedimiento administrativo y/o proceso judicial.
• Cumplimiento a las obligaciones derivadas de los contratos suscritos entre el responsable del
Tratamiento y los Titulares, o con los contratantes o empleadores de estos.
• Comunicaciones internas o externas.
• Campañas de actualización de datos del titular, su empleador o contratante.
• Administración de sistemas de información, gestión de claves, administración de usuarios, entre otros.
• Creación y administración de usuarios y contraseñas para el ingreso a los diferentes aplicativos, páginas
web, equipos tecnológicos y de cómputo del responsable del tratamiento y cuentas de correo electrónico.
• Expedición de pólizas de seguro y solicitud de servicios financieros.
• Gestión financiera y administrativa, creación de terceros y registro en las bases de datos del responsable
del Tratamiento.
• Gestión fiscal y generación de información tributaria.
• Seguridad o prevención de fraude.
• Emisión de certificados que acrediten la relación existente entre el responsable del tratamiento y el
titular, su empleador o contratante.
• Base para toma de decisiones.
• Atención de PQR’s.
• Garantizar el ejercicio de cualquier derecho de los titulares, sus empleadores o contratantes.
• Grabación de llamadas telefónicas con el fin de vigilancia y seguridad.
• Videograbación de ingreso y estadía en las instalaciones del Centro Médico de especialistas C.M.E. S.A.
con el fin de vigilancia y seguridad.
• Demás finalidades inherentes a la ejecución del objeto social del Centro Médico de Especialistas CME
S.A.

2.2. Finalidades para el tratamiento de datos personales de aspirantes, colaboradores directos e
indirectos, estudiantes, practicantes, pasantes y aprendices, beneficiarios y familias y personal
temporal.

Recolección de hojas de vida directamente del Titular o de terceras personas naturales o jurídicas que
las remitan, bien sea de manera independiente, o por Encargo del responsable del Tratamiento.
• Gestión y promoción de empleo, desarrollo del proceso de selección, análisis de hojas de vida, validación
de referencias laborales y/o personales, entrevistas y certificados de aptitud ocupacional, pruebas
psicotécnicas y de competencias que se requieran.
• Conservación de hojas de vida y resultados de los procesos de selección para futuros procesos de
vinculación de personal y/o por cumplimiento de norma legal vigente.
• Vinculación, suscripción de contratos y acuerdos de modificación de contratos laborales, civiles o
comerciales, pasantías, prácticas de aprendizaje y cualquier otro tipo de vinculación.
• Proceso de inducción y reinducción.
• Programación de trabajo y asignación de funciones, roles y perfiles asociados al cargo desempeñado.
• Proceso de carnetización.
• Registro de información para el desarrollo de las actividades de afiliación y pago de seguridad social y
parafiscales, nómina, primas y bonificaciones, vacaciones, reconocimiento de derechos pensionales y
liquidaciones, en caso de aplicar.
• Trámite de incapacidades o licencias ante las entidades que corresponda.
• Expedición de certificaciones laborales, pasantías, prácticas y de aprendizaje.
• Actividades de clima, cultura organizacional y bienestar de los empleados directos e indirectos y sus
familias.
• Gestión de permisos, licencias y autorizaciones.
• Procesos disciplinarios, gestión de sanciones, amonestaciones, llamadas de atención, descargos y
despidos con o sin justa causa.
• Registro del historial disciplinario.
• Capacitación y formación.
• Evaluaciones de competencias y desempeño.
• Descuentos al salario permitidos en normas vigentes y práctica y registro de embargos por requerimiento
de autoridad competente.
Revisión de documentos para retiro de cesantías.
• Entrega de dotación y activos fijos.
• Contratación con terceros de servicios que beneficien al colaborador y sus familias.
• Cumplimiento de las normas vigentes en temas de salud y seguridad en el trabajo SG-SST, incluyendo,
pero sin limitarse a: recopilación y análisis de Información de salud y perfil socio demográfico de los
empleados directos e indirectos, activos e inactivos, investigación e indicadores de ausentismo,
incidentalidad y accidentalidad, seguridad vial, reporte e investigación de incidentes y accidentes de
trabajo, inspecciones y estudios del puesto de trabajo, verificación del uso de elementos de protección,
identificación de peligros y evaluación de conductas inseguras, procesos de observación de
comportamientos seguros y seguimiento a compromisos.
• Suministro de información a Contratistas y Proveedores, para la ejecución de los contratos suscritos entre
estos y el responsable del Tratamiento.
• Control de horarios.
• Identificación y seguimiento de ingresos y egresos de personal, nómina y ascensos.
• Control de renovación del contrato.
• Transferencia de comprobante de pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales y
constancia de capacitaciones realizadas a los colaboradores, remitida a los contratantes del responsable
del tratamiento, cuando se requiera para el pago de bienes y/o servicios prestados por este último en
calidad de contratista y/o proveedor.
• Publicación de la calidad de empleado por cualquier medio de comunicación, incluyendo, pero sin
limitarse a contratos, formatos de vinculación con clientes, entidades financieras y/o contratistas y/o
proveedores, correo electrónico, entre otros.
• Publicidad propia y/o de aliados estratégicos en cualquier medio de comunicación, así como publicación
de contenidos editoriales, blogs o informes de gestión y/o sostenibilidad, entre otros, que contengan
información personal del titular incluyendo fotografías en la que aparezca el mismo, con la indicación del
cargo que desempeña y su nombre, o el parentesco con algún colaborador de la organización.

2.3 Finalidades para el tratamiento de datos personales de clientes, entidades responsables de
pago, arrendatarios, terceros asistenciales. 


Análisis de comportamiento y segmentación del mercado, análisis de perfiles, prospección comercial.
• Ofrecimiento y cotización de bienes y/o servicios del responsable del Tratamiento y/o de sus aliados
estratégicos.
• Estudios estadísticos de comportamiento de riesgo crediticio.
• Información patrimonial propia y de socios o accionistas, para respaldo o garantía del pago del crédito.
• Suscripción, modificación, ejecución y archivo de contratos en medios físicos o electrónicos.
• Registro de información de colaboradores de los clientes.
• Verificación de datos y referencias.
• Gestión de facturación y de cobro.
• Gestión de recuperación de cartera mediante el cobro persuasivo, extrajudicial y/o judicial.
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• Gestión de clientes.
• Actualización de saldos, reintegro de valores cobrados en caso de venta de cartera o paz y salvo del
cliente final.
• Fidelización de clientes y/o usuarios, incluyendo, pero sin limitarse a: actividades promocionales,
descuentos y beneficios.
• Gestión de redes sociales.
• Envío de publicidad, trade marketing, remarketing, inteligencia artificial, encuestas de opinión,
prospección comercial, venta a distancia y comercio electrónico.
• Histórico de relaciones comerciales.
• Transmisión y Transferencia de datos de contacto a los Encargados del Tratamiento, Contratistas y
Proveedores y/o Aliados estratégicos, para que Traten los Datos Personales del Titular, para los fines
indicados en la Presente Política de Privacidad.
• Evaluación de la calidad de los bienes y/o servicios prestados por el responsable del Tratamiento.
• Publicaciones y comunicaciones internas y externas.
• Gestión de los contratos de salud.
• Pautas publicitarias y gestión de medios de comunicación social y/o contenido editorial de información
relacionada o asociada a los clientes. 

2.4. Finalidades para el tratamiento de datos personales de contratistas, proveedores y sus
colaboradores.

• Solicitud, recolección y análisis de cotizaciones y/u ofertas.
• Invitaciones a participar en procesos de contratación.
• Solicitud, recolección y análisis de referencias y certificados de terceros.
• Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros.
• Gestión de proveedores y contratistas.
• Programación de actividades técnicas y confirmación de ejecución de actividades.
• Recepción de facturación y/o documento equivalente, gestión de pago y notas contables.
• Evaluación de los Contratistas y Proveedores.
• Gestión de reclamaciones de calidad de los productos o servicios
• Contacto con los Proveedores y Contratistas o sus colaboradores, para el desarrollo de los contratos
suscritos u órdenes de servicio y/o compras emitidas, hasta su terminación.
• Verificación del pago de salarios y prestaciones sociales de los Contratistas y Proveedores y de sus
colaboradores.
• Verificación de cumplimiento de normas de salud y seguridad en el trabajo.
• Verificación de cumplimiento de las normas que rigen la Protección de Datos Personales.
• Actividades culturales y de bienestar de los proveedores, contratistas y sus colaboradores.
• Control de inventarios.
• Control de horarios, en caso de contratar servicios o labores con horarios definidos contractualmente.
Gestión de logística nacional e internacional.
• Histórico de relaciones comerciales.
• Expedición de referencias comerciales.
• Gestión de sanciones, amonestaciones, llamadas de atención y exclusiones a Contratistas y/o
Proveedores por incumplimientos a los contratos suscritos.
• Capacitaciones a los proveedores y contratistas. y/o sus colaboradores.
• Uso de información para publicidad y medios.

2.5. Finalidades para el tratamiento de datos personales de accionistas y miembros de junta directiva.

•  Convocatoria y ejecución de asambleas, levantamiento y registro de actas.
• Estudios estadísticos de comportamiento de riesgo comercial, financiero y crediticio para la negociación
de acciones.
• Pago de dividendos o utilidades.
• Garantizar el efectivo ejercicio de los derechos de los accionistas.
• Registros notariales.
• Registro de acciones y obligaciones.
• Capacitaciones.
• Publicación de la calidad de accionista, incluyendo, pero sin limitarse a formatos de vinculación con
clientes, aseguradoras, entidades financieras y/o contratistas y/o proveedores, entre otros.
• Contratación con terceros de servicios que beneficien a los accionistas.
• Reservas hoteleras, tiquetes aéreos o terrestres, entrega de vales de gasolina y peajes, viáticos y
solicitud de vehículos, entre otros.

2.6. Finalidades para el tratamiento de datos personales de pacientes, usuarios y acompañantes.

Registro de programación, cambio, asistencia y cancelación de citas médicas y/u otros servicios del
responsable del Tratamiento y/o aliados estratégicos.
• Apertura y gestión de historias clínicas.
• Realización y evolución de historia clínica, así como el envío en físico o al correo de notificación personal
por solicitud del paciente o por solicitud de un tercero debidamente autorizado por el mismo.
• Atención del paciente, verificación de evolución y pertinencia en tratamientos y prescripciones.
• Auditoría a las historias clínicas
• Gestión de glosas y devoluciones.
• Verificación de causas de muerte,
• Notificación a las entidades competentes de casos positivos de COVID-19.
• Notificación a las entidades competentes de eventos de interés en salud (intoxicación, varicela, maltrato,
etc.).

3. Derechos de los titulares de datos.

Son derechos de los Titulares, además de los estipulados en la normatividad vigente, los siguientes:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o
Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente
se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la
Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud,
respecto al uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la
Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los
principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá
cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el
responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la constitución.
• Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento: (i) al menos una
vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de
Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular
tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

4. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular puede
ejercer sus derechos.

El área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de la información
puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, será
el Área de Gestión Jurídica, o el área que reemplace sus funciones en su ausencia, quien ejercerá las
funciones de Oficial de Protección de Datos Personales.

5. Procedimiento para que el titular pueda ejercer sus derechos relacionados con el tratamiento de
datos.

5.1. Legitimado para ejercer derechos relacionados con el tratamiento de datos

Las siguientes, son las personas facultadas para presentar PQR’s, conforme a lo dispuesto por el artículo
2.2.2.25.4.1. del Decreto 1074 de 2015:

• El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
• Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro, siempre que medie la aceptación por parte del Titular, de lo
cual, se deberá presentar constancia en la solicitud.

5.2. Presunción de capacidad para ejercer derechos relacionados con el tratamiento de datos.

Cabe resaltar que de conformidad con la ley 1996 de 2019 todas las personas se presumen capaces. No
obstante, en caso de tratarse de una persona en condición de discapacidad con asistencia mediante persona
de apoyo, se deberá informar oportunamente a Centro Médico de Especialistas CME S.A. y deberá presentar
prueba siquiera sumaria sobre la adjudicación judicial de apoyo, acuerdo de apoyo o directiva anticipada para
cualquier acto y /o negocio jurídico, incluida la autorización de tratamiento de datos y el presente
procedimiento para ejercer derechos relacionados con ella.

De igual manera, frente a los derechos de los Niños, Niñas o Adolescentes, estos se ejercerán por las personas
facultadas para representarlos.

5.3. Canales para ejercer sus derechos relacionados con el tratamiento de datos.

Los Titulares o aquellas personas que se encuentren legitimadas por normas vigentes, pueden presentar
Peticiones, Consultas y Reclamos a través de los siguientes canales.
De manera física en la Carrera 24 No. 56-50 en el punto físico del Sistema de Información y Atención al
Usuario y de manera electrónica al correo de notificaciones judiciales: financiera@clinicansatillana.com

5.4. Término para resolver PQR sobre el ejercicio de derechos relacionados con el tratamiento de
datos.

Las peticiones serán resueltas dentro del término establecido en la Ley 1755 de 2015, y las consultas y
reclamos, dentro de los términos establecidos en las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012, o aquellas que
las sustituyan, modifiquen o deroguen.

6. Vigencia.
La primera versión de la Política de Privacidad empezó a regir desde el 11 de noviembre de 2016. La segunda
versión empezó a regir desde el 30 de agosto de 2017, la tercera versión el 07 de Julio de 2021 y la presente
rige a partir del 21 de octubre de 2024.
Las bases de datos sujetas a tratamiento por parte del responsable del tratamiento estarán vigentes mientras
subsistan las finalidades para las cuales se recolectaron los datos y/o el término que establezca la ley.
El responsable del tratamiento se reserva el derecho de modificar en cualquier momento la presente política
de privacidad. En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de esta, en relación con la identificación
del responsable del tratamiento y la finalidad del tratamiento de los datos personales, los cuales puedan
afectar el contenido de la autorización, el responsable del tratamiento comunicará estos cambios al titular
antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas y requerirá una nueva autorización
cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.